Sygnaliści

Informacja o procedurze zgłaszania naruszeń w PROMOBIL FLEET Sp. z o.o.

W PROMOBIL FLEET Sp. z o.o. obowiązuje wewnętrzna Procedura zgłaszania naruszeń, która:

określa sposób i zasady przyjmowania zgłoszeń o naruszeniu prawa,
gwarantuje ochronę osób zgłaszających (sygnalistów) przed działaniami odwetowymi,
wdraża przepisy ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

Kto może zgłosić naruszenie?

Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która w kontekście zawodowym uzyskała informacje o naruszeniu prawa. Dotyczy to zarówno obecnych, byłych, jak i przyszłych współpracowników Spółki, w tym:

a) pracownik;

b) pracownik tymczasowy;

c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

d) przedsiębiorca;

e) prokurent;

f) wspólnik;

g) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

h) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; i) stażysta;

i) wolontariusz;

j) praktykant,

k) osoby, z którymi stosunek pracy został rozwiązany lub kandydaci do pracy, biorący udział w procesie rekrutacji przed zawarciem umowy.

Zgłoszenia mogą obejmować wszelkie działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in.:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

Jak zgłosić naruszenie?

Zgłoszenie możesz przekazać w jednej z form:

1. Do Pełnomocnika ds. Naruszeń:

✉️ e-mail: sygnalisci@promobilfleet.pl
📮 pocztą tradycyjną (z dopiskiem „zgłoszenie nieprawidłowości – Pełnomocnik ds. Naruszeń do rąk własnych”):
PROMOBIL FLEET Sp. z o.o., ul. Murawa 12–18, 61-655 Poznań
🗣️ ustnie – podczas spotkania na Twój wniosek (w ciągu 14 dni)

2. Jeśli zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika:

✉️ e-mail: sygnalisci.zarzad@promobilfleet.pl
📮 lub listownie z dopiskiem „do rąk własnych – Zarząd PROMOBIL FLEET”
🗣️ lub osobiście – spotkanie z członkiem Zarządu

3. Jeśli zgłoszenie dotyczy Członka Zarządu:

✉️ e-mail: sygnalisci.wspolnicy@promobilfleet.pl
📮 lub listownie z dopiskiem „do rąk własnych – Wspólnicy PROMOBIL FLEET”
🗣️ lub osobiście – spotkanie ze Wspólnikami Spółki

Zgłoszenie anonimowe – czy jest możliwe?

Zgodnie z procedurą PROMOBIL FLEET – zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane, chyba że zawierają szczególnie istotne informacje.

Zalecane jest podanie kontaktu, abyśmy mogli:

potwierdzić przyjęcie zgłoszenia (w ciągu 7 dni),
przekazać informację zwrotną (najpóźniej w 3 miesiące od przyjęcia zgłoszenia).

Ochrona danych i poufność

Twoja tożsamość podlega ścisłej ochronie – bez Twojej zgody nie zostanie ujawniona.
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO.
Informacje o zgłoszeniach są przechowywane maksymalnie przez 3 lata (chyba że prawo wymaga inaczej).

Sygnalista otrzymuje:

potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od daty wpływu zgłoszenia
informację zwrotną o wyniku postępowania weryfikacyjnego w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
Prowadzący weryfikację informuje sygnalistę o zachowaniu w poufności jego danych osobowych, pozwalających na ustalenie jego tożsamości. Ujawnienie danych osobowych sygnalisty osobom trzecim lub osobie, której dotyczy zgłoszenie, jest możliwe wyłącznie za zgodą sygnalisty.
W przypadku uznania zgłoszenia za zasadne lub częściowo zasadne prowadzący weryfikację wydaje zalecenia dotyczące działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz wskazuje działania zapobiegawcze mające na celu wyeliminowanie w przyszłości podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń

Jakie działania następcze podejmujemy?

Zgłoszenia są weryfikowane przez Pełnomocnika ds. Naruszeń lub powołany Zespół ds. naruszeń. Po analizie powstaje raport z zaleceniami, który trafia do Zarządu lub – jeśli sprawa dotyczy członka Zarządu – do Wspólników.

Co zapewniamy sygnalistom?

brak działań odwetowych (np. mobbing, utrata pracy, degradacja),
ochronę prawną i wsparcie doradcze,
rzetelne i obiektywne postępowanie,
informacje o rezultatach działań.

Zgłoszenie zewnętrzne

Zgłoszenia dotyczące rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu mogą być zgłaszane do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej przez pracowników oraz byłych pracowników Spółki, a także inne osoby, które wykonują lub wykonywały czynności na rzecz Spółki na innej podstawie niż stosunek pracy.
Osoby o których mowa wyżej mogą zgłosić Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej również przypadki podjęcia względem nich działań odwetowych.
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia w trybie określonym w Procedurze.
Pod pojęciem zgłoszenia zewnętrznego należy rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.
Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane są na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Sygnalista dokonujący zgłoszenia zewnętrznego, którego przedmiotem jest naruszenie prawa w zakresie określonym w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów polega ochronie przed działaniami odwetowymi na zasadach określonych w Procedurze.

Chcesz wiedzieć więcej?

Pełna procedura zgłoszeń wewnętrznych znajduje się na stronie Spółki: _________________________
Wzór formularza zgłoszenia znajdziesz pod tym linkiem : formularz zgłoszenia naruszenia PMF

[KAN1]Zakładka ma się nazywać sygnaliści
[KAN2]Mateusz proszę o sprawdzenie czy wszystkie te adresy e-mail są utworzone i podłączone do własciwych osósb zgodne z zasadami procedury