Polityka Prywatności

Polityka prywatności PROMOBIL FLEET Sp. z o.o. („Polityka Prywatności”)

Naszym celem jest zapewnienie poczucia bezpieczeństwa przy korzystaniu z naszej strony internetowej przez jej Użytkowników, dlatego też prywatność i ochrona danych osobowych każdego z Użytkowników są dla nas bardzo ważne. Zbieramy i wykorzystujemy dane Użytkowników Serwisu, żeby informować o produktach, usługach i promocjach, a także po to, by umożliwić zawarcie umowy najmu lub leasingu.

Poniższa Polityka Prywatności ma na celu poinformowanie o sposobie wykorzystywania przez PROMOBIL FLEET danych osobowych Użytkowników, względem których spełniamy wszystkie wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 UE z dnia 27 kwietnia 2016 r.

I. Postanowienia ogólne

1) Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy Serwisu: https://promobilfleet.pl .

2) Serwis: promobilfleet.pl prowadzi spółka Promobil Fleet Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Murawa 12-18, 61-655 PoznańNIP: 7822459797, zarejestrowaną pod numerem KRS: 0000319546 (dalej jako „Administrator danych osobowych”, „My”, „Nasze” lub „PROMOBIL FLEET”), która jest administratorem danych osobowych Użytkowników w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

3) Poprawność przetwarzania danych osobowych w PROMOBIL FLEET nadzoruje Inspektor Ochrony Danych, z którym możesz się skontaktować: poprzez wiadomość e-mail na adres: rodo@promobilfleet.pl lub pisemnie na adres : Promobil Fleet Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Murawa 12-18, 61-655 Poznań, z dopiskiem „IOD”.

4) Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych za pośrednictwem Serwisu, a także stanowi klauzulę informacyjną odnośnie przetwarzania danych osobowych przez PROMOBIL FLEET w ramach prowadzonej działalności wynajmu oraz leasingu.

5) Dokładamy wszelkich starań, aby chronić prywatność naszych Użytkowników. W tym celu używany jest m.in. bezpieczny protokół szyfrowania komunikacji (SSL). Stosujemy wszelkie wymagane przez prawo środki ostrożności, aby wszelkie dane, w tym dane osobowe przekazywane przez Użytkowników były chronione przed utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, dostępem osób niepowołanych oraz niewłaściwym ich wykorzystaniem. Nadto PROMOBIL FLEET podejmuje techniczne i organizacyjne środki służące ochronie danych osobowych przed bezprawnym czy nieautoryzowanym dostępem lub wykorzystaniem, jak również przed przypadkowym ich zniszczeniem, utratą lub naruszeniem integralności.

6) PROMOBIL FLEET jako administrator Serwisu dołożył należytej staranności w celu odpowiedniego zabezpieczenia przekazanych danych osobowych, a w szczególności przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym.

7) Dane osobowe są przetwarzane z uwzględnieniem zasady: rozliczalności, adekwatności oraz rzetelności.

8) Polityka Prywatności ma charakter ogólny i prezentuje najważniejsze kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Uszczegółowieniem niniejszej Polityki są poszczególne regulaminy lub klauzule informacyjne, które Użytkownik będzie otrzymywać w momencie zbierania od niego danych osobowych przy okazji poszczególnych usług o ile są dostępne z poziomy Serwisu: np. subskrypcji newsletter’a, formularzy kontaktowych (prośba o kontakt, zapytanie ofertowe), konfiguratorów pojazdów, rezerwacji samochodów itp.).

9) Jeżeli Użytkownik zamieszcza w Serwisie jakiekolwiek dane osobowe innych osób (w tym ich imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres e-mail), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów prawa i dóbr osobistych tych osób.

10) W niniejszej Polityce Prywatności następujące terminy mają następujące znaczenie:

- przetwarzający dane - oznacza osobę lub organizację przetwarzającą dane osobowe Użytkownika w imieniu Administratora danych,

- EOG - oznacza Europejski Obszar Gospodarczy (tj. państwa członkowskie Unii Europejskiej + Islandia, Norwegia i Lichtenstein),

- dane osobowe - to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej lub umożliwiające pośrednio identyfikację Użytkownika, takie jak na przykład imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, numer identyfikacyjny pojazdu (VIN), geolokalizacja itp.,

- przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na podanych osobowych Użytkownika lub zestawach takich danych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, tak jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, uzyskiwanie dostępu i wszelkie formy użytkowania danych osobowych,

- Użytkownik - oznacza każdą osobę, która odwiedza stronę internetową Administratora danych osobowych lub korzysta z oferowanych przez niego usług lub produktów.

- RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),

- Serwis - serwis internetowy prowadzony przez Administratora Danych Osobowych pod adresem https://promobilfleet.pl ;

- Polityka Prywatności - niniejszy dokument.

11) W przypadku umieszczenia na stronie Serwisu przez PROMOBIL FLEET odnośników do innych stron www lub serwisów, nie ponosimy odpowiedzialności za zasady zarządzania prywatnością, które na nich obowiązują. Po wejściu na strony internetowe lub serwisy, do których linki znajdują się na stronach PROMOBIL FLEET, rekomendujemy zapoznanie się z politykami prywatności oraz obowiązkami informacyjnymi na nich umieszczonymi.

II. Cele i podstawy przetwarzania Twoich danych osobowych

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora wyłącznie w poniższych celach oraz podstawach prawnych, przy czym może się zdarzyć, że w ramach jednego procesu przetwarzania danych, dane osobowe będą przetwarzane w różnych celach i na różnych podstawach prawnych:

a) Zgoda jako podstawa prawna - Zgoda może być wyrażona w wyniku aktywnego działania Użytkownika (np. pozostawienie danych i wysłanie formularza) albo poprzez konieczność zaznaczenia checkboxa (w obu przypadkach podstawą jest art. 6 ust. 1 lit a RODO). W każdym przypadku Użytkownik może cofnąć swoją zgodę. Jeżeli PROMOBIL FLEET przetwarza dane osobowe w oparciu o zgodę Użytkownika – dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej wycofania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Dla Użytkowników oraz klientów lub potencjalnych klientów PROMOBIL FLEET wycofanie zgód marketingowych może nastąpić poprzez bezpośredni kontakt z PROMOBIL FLEET w sposób określonych w pkt. I ppkt. 3), zaś w przypadku subskrypcji Newslettera zgoda może być cofnięta poprzez link dezaktywujący subskrypcję umieszczony w każdej wiadomości email lub poprzez wysłanie informacji o cofnięciu zgody na podany w korespondencji adres e-mail.

Zgoda stanowi podstawę prawną przetwarzania danych kiedy:

- Użytkownik zostawia za pośrednictwem Serwisu dobrowolnie swoje dane i kieruje do PROMOBIL FLEET zapytanie o ofertę, prośbę o kontakt,

- Użytkownik zwraca się z prośbą o przesłanie konfiguracji samochodów, specyfikacji samochodu, szczegółów oferty, zakresu innych usług,

- Użytkownik subskrybuje newsletter,

- Użytkownik wyraża dodatkowe zgody w celu marketingu przyszłego.

b) Wykonanie umowy lub działania zmierzające do zawarcia umowy (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Podstawa prawna w postaci umowy lub działań zmierzających do zawarcia umowy ma zastosowanie art.. kiedy:

- PROMOBIL FLEET realizuje dostęp do Serwisu oraz usług świadczonych drogą elektroniczną za jego pośrednictwem na warunkach opisanych w Ogólne Warunki Użytkowania Strony Internetowej https://promobilfleet.pl/regulamin

- zawarcia i wykonania umowy najmu/leasingu, a także dla podjęcia czynności przed zawarciem umowy,

- przedstawienia oferty najmu/leasingu na życzenie potencjalnego klienta przed zawarciem umowy

- obsługi zapytań i reklamacji, realizacji Twoich dyspartycji np. cesji oraz zawarcia umów towarzyszących– na podstawie wymogów kontraktowych

c) Prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO

PROMOBIL FLEET może przetwarzać dane osobowe na podstawie uzasadnionych interesów PROMOBIL FLEET w szczególności w celu:

- udzielenia odpowiedzi na zapytanie Użytkownika, poprawy jakości świadczonych usług,

- marketingu własnych produktów i usług PROMOBIL FLEET,

- wykrywania oszustw, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

- dochodzenia roszczeń, egzekwowania praw przysługujących PROMOBIL FLEET,

- obsłudze zapytań innych niż dot. informacji marketingowych,

- zabezpieczeniu mienia powierzonego przez PROMOBIL FLEET w szczególności celem lokalizacji przedmiotu objętego najmem lub leasingiem na wypadek jego kradzieży lub wykorzystania niezgodnie z warunkami umowy (np. naruszenie ewentualnych ograniczeń użytkowania oraz nakazu przestrzegania przepisów ruchu drogowego, kradzieży/ przywłaszczenia lub uzasadnionego podejrzenia kradzieży/ przywłaszczenia), w tym również w celach dowodowych w zakresie zasadności obciążenia należnymi PROMOBIL FLEET opłatami, a także na potrzeby ustalenia czy doszło do przemieszczenia przedmiotu leasingu poza granice RP,

- weryfikacji należytego wykonania umowy - w tym weryfikacja przestrzegania zakazu opuszczenia terytorium państw wskazanych w umowie i regulaminie,

- ustaleniu i dochodzeniu roszczeń lub obrony przed roszczeniami, w szczególności zapłaty za mandaty, opłaty parkingowe i inne wykroczenia popełnione przez najemcę podczas wynajmu lub leasingobiorcę podczas leasingu,

- realizacji celów dowodowych, archiwalnych, oraz celem zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów,

- w związku z realizacją usług świadczonych drogą elektroniczną oraz zapewnieniem ich bezpieczeństwa, obsługą reklamacji,

- realizacji praw Użytkowników, w szczególności prawa do prawidłowości danych, prawa do cofnięcia zgody oraz przechowywania żądań Użytkowników oraz dowodów na ich obsługę.

- zarządzaniu procesem sprzedaży i obsługi klienta,

- weryfikacji wiarygodności płatniczej klienta w Krajowym Rejestrze Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (KRD BIG).

Przetwarzanie na tej podstawie odbywa się po rozważeniu interesów i podstawowych praw i wolności przysługujących Użytkownikowi w każdym indywidulanym przypadku

d) spełnienie obowiązku prawnego leżącego na Administratorze (art. 6 ust 1 lit. c RODO)

W związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności na podstawie przepisów prawa podatkowego, celnego, rachunkowego, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (np. wstawienie faktur).

e) Windykacja, obsługa ubezpieczeń i likwidacja szkód (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Nasze usługi obejmują zapewnienie ubezpieczenia przedmiotu leasingu/najmu, jak również likwidacji szkód. Przetwarzanie to odbywa się w oparciu o nasz uzasadniony interes (realizacja umowy). Przetwarzanie danych osobowych może być także niezbędne w celu windykacji opłat wynikających z zawartej umowy najmu/leasingu, również w oparciu o nasz uzasadniony interes (realizacja umowy najmu).

III. Sposób zbierania danych. Przetwarzanie danych osobowych. Źródło pochodzenia danych.

Dane osobowe, zbierane przez PROMOBIL FLEET mogą obejmować różny zakres danych, w zależności od kategorii podmiotu danych oraz tego czy Użytkownik jest już klientem PROMOBIL FLEET czy też Użytkownik jest osobą potencjalnie zainteresowaną produktami lub usługami oferowanymi przez PROMOBIL FLEET, a także celu dla którego dane są zbierane.

Źródło pochodzenia danych osobowych:

a) bezpośrednio od najemcy/leasingobiorcy, z którym zawierana jest umowa najmu/leasingu lub Użytkownika Serwisu;

b) w przypadku wskazania danych kierowcy – dane zostały udostępnione PROMOBIL FLEET przez najemcę;

c) właściwy organ (np. policja), w przypadku PROMIBIL FLEET jest odbiorcą mandatów drogowych w związku z wynajętym lub leasingowanym pojazdem;

d) podmiotu, którego jesteś reprezentantem lub który wskazał Ciebie jako osobę do współpracy /kontaktu lub jako kierowcą w związku z zawarciem/wykonywaniem umowy najmu/leasingu.

Pamiętaj, że w niektórych okolicznościach, jeśli nie otrzymamy wymaganych przez PROMOBIL FLEET danych osobowych, nie będziemy mogli zapewnić Ci dostępu do naszych produktów lub usług określonych w umowie zawartej pomiędzy Stronami lub nie będziemy mogli wypełnić ciążących na nas obowiązków prawnych. Na przykład gdy wynajmujesz od nas samochód, będziemy potrzebowali takich informacji, jak Twoje imię i nazwisko, adres, informacje o płatności oraz prawo jazdy. Jeśli nie podasz nam tym danych, nie będziemy mogli wynająć Ci samochodu. Poinformujemy Cię, gdy wystąpi taka sytuacja oraz co się stanie, jeśli nie podasz nam wymaganych danych osobowych.

Podanie przez Ciebie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne i nie jest niezbędne dla zawarcia i wykonania umowy z PROMOBIL FLEET.

PROMOBIL FLEET może przetwarzać takie dane osobowe jak:

- dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko), dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres email, adres zamieszkania), numer VIN pojazdu, informacje o uprawnieniach do kierowania pojazdami, miejsce i data urodzenia, nr PESEL, dane z dokumentu tożsamości, informacja ze zdarzenia szkodowego,

- w przypadku podmiotów gospodarczych także nazwę firmy oraz numer NIP, dane dot. floty samochodowej, dane osoby kontaktowej (stanowisko, adres e-mail, numer telefonu),

- numer karty kredytowej/płatniczej i data jej ważności, numer rachunku bankowego, dane w zakresie rozliczeń i płatności,

- dane dotyczące pojazdu, dane lokalizacyjne pojazdu, trasa przejazdu, prędkość pojazdu, sposób korzystania,

- dane dotyczące zapytań, zamówień, zleceń, reklamacji,

- dane uzyskane od Użytkownika w wyniku wykonania żądania lub zapytania,

- uzyskane od osób trzecich np.dostawca pojazdu przekazujący informację o miejscu i terminie dostarczenia pojazdu. (zakres: imię, nazwisko, firma, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu, lokalizację pojazdu (o ile został zamontowany system typu GPS) w sytuacji zgłoszenia kradzieży lub konieczności dochodzenia roszczeń, informacje zawarte w treści zapytania lub żądania;

- W przypadku, gdy jesteś :

a) reprezentantem (w tym pełnomocnikiem) najemcy/leasingobiorcy - są to dane osobowe wskazane w dokumentach przekazywanych przez najemcę/leasingobiorcę, w tym w umowie najmu/leasingu (w szczególności imię i nazwisko, PESEL, nr telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe).

b) osobą wskazaną do współpracy w związku z zawarciem/wykonywaniem umowy najmu/leasingu – są to dane osobowe wskazane w dokumentach przekazanych przez najemcę/leasingobiorcę, w tym w umowie najmu/leasingu
(w szczególności imię i nazwisko, nr telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe).

W rzeczywistości zakres przetwarzanych danych jest dopasowany do występujących celów przetwarzania.

Serwis korzysta z plików cookies. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest PROMOBIL FLEET jako operator Serwisu. Szczegółowe informacje na temat korzystania z plików cookies oraz ich wyłączenia, a nadto informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z używaniem plików cookie znajdują się w Polityce plików cookies.

IV. Prawo do wniesienia sprzeciwu

W przypadku Twoich danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, zgodnie z opisem powyżej, w każdej chwili przysługuje Tobie prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Skutkiem zgłoszenia sprzeciwu będzie zaprzestanie przetwarzania Twoich danych osobowych, poza przypadkami w których PROMOBIL FLEET będzie w stanie wykazać istnienie prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub w przypadku w którym Twoje dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przez PROMOBIL FLEET.

V. Przechowywanie danych

Twoje dane osobowe będą przechowywane przez czas, jaki jest niezbędny dla zrealizowania celów, dla których dane zostały zebrane. Tam gdzie to możliwe staramy się podać skonkretyzowany okres przechowywania danych. Poniżej wskazujemy przyjęte dla wskazanych procesów podstawowe okresy retencji:

a) Dane osobowe będą przetwarzane przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres 6 lat dla podmiotów fizycznych i 3 lata dla osób prawnych. Okres przechowywania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia ewentualnych roszczeń lub do obrony przed takimi roszczeniami przez PROMOBIL FLEET;

b) W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzyskanej zgody - dane będą przetwarzane nie dłużej niż 5 lat od daty ostatniego kontaktu marketingowego;

c) Jeżeli PROMOBIL FLEET przetwarza dane osobowe w związku z technologią plików cookies – dane osobowe będą przetwarzane do momentu usunięcia tych plików przy pomocy ustawień przeglądarki lub innego urządzenia przez Użytkownika;

d) W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach marketingowych - dane będą przetwarzane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu PROMOBIL FLEET, lecz nie dłużej niż 5 lat od daty ostatniego kontaktu marketingowego, chyba że Najemca/Leasingobiorca lub osoba upoważniona do kierowania pojazdem, wyrazi sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych;

e) W przypadku przetwarzania danych z uwagi na obowiązki prawne ciążące na PROMOBIL FLEET - do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów; Dotyczy to głownie faktur oraz danych na nich zawartych, które będą przechowywane przez 5 lat licząc od końca roku, w którym przypada rozliczenie podatku za tę transakcję;

f) W przypadku zgłoszenia prośby o kontakt przez okres niezbędny do jego obsługi (nie dłużej niż 6 miesięcy jeśli zrezygnujesz z rozmowy, stracisz zainteresowanie ofertą, bądź wcześniej jeśli cofniesz zgodę; w przypadku reklamacji lub gwarancji– przez czas niezbędny do jej realizacji i przedawnienia roszczeń);

g) W przypadku zapytania o ofertę przez okres niezbędny do obsługi zapytania o ofertę, nie dłużej niż 6 miesięcy jeśli stracisz zainteresowanie ofertą, bądź wcześniej jeśli cofniesz zgodę. Jeśli dokonasz zawarcia umowy na skutek przyjęcia oferty, okres retencji ulegnie wydłużeniu na czas właściwy dla trwania dalszej relacji biznesowej i trwania dalszego procesu przetwarzania danych osobowych, w związku z umową i przedawnieniem roszczeń z niej wynikających;

h) W przypadku świadczenia usług drogą elektroniczną przez czas trwania umowy a po jej zakończeniu przez okres 6 lat dla podmiotów fizycznych i 3 lata dla osób prawnych. Okres przechowywania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia ewentualnych roszczeń lub do obrony przed takimi roszczeniami przez PROMOBIL FLEET;

i) W przypadku nagrań rozmów z Infolinii dane przechowywane są przez 12 miesięcy, na podstawie uzasadnionego interesu PROMOBIL FLEET polegającego na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami w tym rozwiązywanie spraw reklamacyjnych;

j) W przypadku danych osobowych będące danymi księgowymi będą przechowywane przez okres 5 lat od roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje i transakcje zostały ostatecznie zakończone, rozliczone lub spłacone;

k) W przypadku danych osobowych uzyskanych w związku z uczestniczeniem w zdarzeniu drogowym / komunikacyjnym, dane osobowe będą przechowywane przez czas likwidacji szkody oraz przez 3 lata od jej likwidacji.

VI. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

PROMOBIL FLEET powierza przetwarzanie danych osobowych następującym podmiotom przetwarzającym:

1) Softra Systemy Informatyczne Wojciech Lewandowski (dostawca systemu centralnego do zarządzania usługą)

Możemy udostępnić Twoje dane także innym odbiorcom będącymi podmiotami przetwarzającymi – świadczącymi usługi na nasze zlecenie i w naszym imieniu, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności :

- upoważnione przez PROMOBIL FLEET osoby i podmioty świadczące usługi na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej PROMOBIL FLEET (nasi pracownicy, współpracownicy, partnerzy biznesowi, dostawcy usług, w szczególności w zakresie IT, transportowych, archiwizacji, obsługi korespondencji, audytorom, profesjonalnym doradcom etc.),

- upoważnione organy państwa i inne instytucje na podstawie obowiązujących przepisów prawa,

- biura informacji gospodarczej,

- banki finansujące/refinansujące działalność gospodarczą PROMOBIL FLEET,

- nabywcy wierzytelności.

W niektórych przypadkach podmioty zewnętrzne świadczące usługi na nasze zlecenie mogą występować w roli niezależnych administratorów np. poczta polska lub inni operatorzy pocztowi, operatorzy transakcji płatniczych.

W zakresie przekazywania danych do odbiorców danych w ramach korzystania z plików cookies, więcej informacji znajdziesz w Polityce Plików Cookies.

Używamy również i ujawniamy Twoje dane osobowe, gdy jest to konieczne lub stosowne, zwłaszcza gdy mamy do tego prawny obowiązek lub uzasadniony interes:

a) zgodność z obowiązującymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Może to obejmować przepisy prawa obowiązujące poza krajem Państwa zamieszkania.

b) współpraca z władzami publicznymi i rządowymi

- W celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub dostarczenia informacji, które uważamy za ważne i uzasadnione w świetle przepisów prawa,

- Mogą one obejmować władze poza krajem Państwa zamieszkania

c) Współpraca z organami ścigania. Na przykład, gdy odpowiadamy na wnioski i nakazy organów ścigania lub przekazujemy informacje, które uważamy za ważne.

d) z innych powodów wynikających z przepisów prawa

- w celu wyegzekwowania naszych warunków użytkowania;

- w celu ochrony naszych praw, prywatności, bezpieczeństwa lub własności i/lub praw, prywatności, bezpieczeństwa lub własności naszych oddziałów, Państwa lub innych osób.

e) W związku z transakcją sprzedaży lub transakcją handlową. Mamy uzasadniony interes w ujawnieniu lub przekazaniu Państwa danych osobowych stronie trzeciej w przypadku reorganizacji, fuzji, sprzedaży, przedsięwzięcia typu joint venture, cesji, przekazania lub innego zbycia całości lub dowolnej części naszej działalności, aktywów lub akcji (w tym w związku z upadłością lub podobnym postępowaniem). Takie strony trzecie mogą obejmować na przykład podmiot przejmujący i jego doradców

f) W związku z udzieleniem informacji o użytkowniku pojazdu na zapytanie kierowane do PROMOBIL FLEET przez podmioty zewnętrzne, w szczególności:

1) administratorów i operatorów stref płatnego parkowania lub parkingów prywatnych/publicznych – w celu egzekwowania opłat za parkowanie lub opłat dodatkowych za brak opłaty,

2) firm windykacyjnych dochodzących należności publicznoprawnych lub cywilnoprawnych związanych z użytkowaniem pojazdu,

3) organów administracji publicznej, w tym gmin, powiatów, Inspekcji Transportu Drogowego, straży miejskiej/gminnej – w zakresie egzekwowania kar i opłat administracyjnych,

4) sądów powszechnych i administracyjnych – w związku z prowadzonym postępowaniem,

5) organów egzekucyjnych, w tym komorników sądowych – w celu realizacji obowiązków wynikających z tytułów wykonawczych,

6) zarządców dróg, w zakresie należności z tytułu naruszenia zasad korzystania z infrastruktury drogowej (np. wjazd bez opłaty, naruszenie tonażu),

7) operatorów systemów opłat elektronicznych (np. viaTOLL, e-TOLL) – w zakresie przypisania opłaty do konkretnego użytkownika,

8) zarządców autostrad, tuneli, mostów – w zakresie opłat za przejazd i identyfikacji użytkownika pojazdu,

9) ubezpieczycieli lub ich przedstawicieli – w zakresie likwidacji szkód, ustalania odpowiedzialności cywilnej lub regresów ubezpieczeniowych

PROMOBIL FLEET nie przekazuje danych poza EOG, ale jeżeli byłoby to konieczne zastosujemy niezbędny poziom ochrony zgodnie z Rozdziałem V RODO.

VIII. Prawa osób, których dane osobowe dotyczą

PROMOBIL FLEET zapewnia, że wszystkim osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez PROMOBIL FLEET przysługują odpowiednie prawa wynikające z RODO, to jest:

1) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;

2) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;

3) prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapominanym”)

4) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

5) prawo do przenoszenia danych osobowych;

6) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w tym profilowania.

W zakresie, w jakim udzieliłeś nam zgody na przetwarzanie danych osobowych, przysługuje Ci prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W przypadku uznania Ciebie, iż przetwarzanie przez danych osobowych przez PROMOBIL FLEET narusza przepisy RODO, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

IIX. Profilowanie oraz zautomatyzowane podejmowanie decyzji:

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystane do profilowania lub do zautomatyzowanego podejmowania decyzji względem Użytkownika.

IX. Korzystanie z infolinii

W związku z kontaktem z naszą Infolinią – niezależnie od tego, czy jesteś:

- potencjalnym najemcą lub leasingobiorcą,

- aktualnym użytkownikiem pojazdu,

- osobą zgłaszającą szkodę lub potrzebującą wsparcia serwisowego,

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez PROMOBIL FLEET.

Jakie dane przetwarzamy?

- imię i nazwisko,

- nazwa firmy (jeśli dotyczy),

- adres e-mail,

- numer telefonu,

- dane pojazdu (jeśli dotyczy szkody lub serwisu).

W jakim celu?

1. Dla potencjalnych klientów – w celu przygotowania oferty najmu/leasingu oraz zawarcia umowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie.

2. Dla użytkowników pojazdów (najemców/leasingobiorców) – w celu:

- przyjęcia i obsługi zgłoszeń szkód,

- organizacji usług serwisowych,

- bieżącego kontaktu związanego z obsługą umowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes PROMOBIL FLEET polegający na należytej realizacji umowy i zapewnieniu jakości usług.

Jak długo przechowujemy dane?

- Dane kontaktowe i zgłoszeniowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu (np. obsługi zapytania, likwidacji szkody), a następnie przez czas przedawnienia ewentualnych roszczeń – nie dłużej jednak niż 6 miesięcy, jeśli nie łączy nas umowa lub nie dojdzie do zawarcia umowy.

Rozmowy prowadzone przez Infolinię są nagrywane – informacja o tym pojawia się na początku każdego połączenia.

Dlaczego nagrywamy?

- dla celów dowodowych (np. zawarcie umowy, potwierdzenie zgód),

- dla poprawy jakości obsługi,

- dla bezpieczeństwa obu stron.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora.

Nie chcesz być nagrywany?

Możesz skontaktować się z nami:

- mailowo na adres: bok@promobilfleet.pl

- tradycyjnie na adres: Murawa 12-18, 61-655 Poznań

X. Postanowienia końcowe

PROMOBIL FLEET zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, co może wynikać z potrzeby dostosowania do zmian w przepisach prawa czy obowiązujących standardów prywatności lub też rozszerzenia naszej oferty. W związku z tym o wszelkich zmianach Polityki Prywatności PROMOBIL FLEET będzie informował stosownym komunikatem dostępnym z poziomu zakładki strony Serwisu : https://promobilfleet.pl/aktualnosci

XI. Cenniki

Cenniki i inne informacje zawarte na stronie Serwisu nie stanowią oferty handlowej. Ze względu na pojawiające się akcje promocyjne możliwe są zmiany cen i wyposażenia modeli prezentowanych na stronach i w cennikach. Wszelkie wiążące ustalenia dotyczące usługi lub produktu następują każdorazowo w indywidualnej umowie zawieranej przez strony.

XII. Okres obowiązywania

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od: 31.03.2025